МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ "ГОРОД БИРОБИДЖАН"
ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ

МЭРИЯ ГОРОДА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 23 июня 2014 г. № 2219

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАБОТЫ С ПИСЬМЕННЫМИ
И УСТНЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В МЭРИИ ГОРОДА

В соответствии с Уставом муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области мэрия города

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемый Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан в мэрии города.
2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы мэрии города - начальника управления делами Ковтун М.Ф.
3. Опубликовать настоящее постановление в муниципальной информационной газете.
4. Настоящее постановление вступает в силу через один день со дня его официального опубликования.

Глава мэрии города
А.Г.ПАРХОМЕНКО





УТВЕРЖДЕН
постановлением
мэрии города
от 23.06.2014 № 2219

ПОРЯДОК
РАБОТЫ С ПИСЬМЕННЫМИ И УСТНЫМИ
ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В МЭРИИ ГОРОДА

1. Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан в мэрии города (далее - Порядок) разработан в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", иными федеральными законами, законами и иными нормативными правовыми актами Еврейской автономной области, Уставом муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области.
Настоящий Порядок устанавливает систему работы по централизованному учету, организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан (далее - обращения), анализу их содержания, проведению личного приема граждан в мэрии города.
2. Рассмотрение обращений является одной из служебных обязанностей должностных лиц мэрии города.
Мэрия города и должностные лица осуществляют в пределах своей компетенции контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, анализируют содержание обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.
Муниципальные служащие, работники мэрии города, занимающие должности, не являющиеся должностями муниципальной службы, осуществляющие работу с обращениями в порядке исполнения поручений должностных лиц мэрии города или в порядке исполнения служебных обязанностей, считаются уполномоченными лицами и несут установленную законодательством Российской Федерации персональную ответственность за своевременность, полноту и правильность рассмотрения обращений.
3. В мэрии города делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется непосредственно приемной по обращениям граждан отдела делопроизводства управления делами мэрии города (далее - приемная по обращениям граждан).
Организация, ведение и совершенствование системы работы с обращениями на основе единой технической политики и применения современных технических средств, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с обращениями в структурных подразделениях мэрии города (далее - структурные подразделения) осуществляются приемной по обращениям граждан.
4. Обращения в мэрию города могут быть поданы в письменной форме, лично, по почте, с помощью телеграфа, факса, в форме электронного документа на единый адрес электронной почты мэрии города: biradm@eao.ru и через интернет-приемную, размещенную на официальном сайте мэрии города в сети Интернет: www.biradm.ru, а также устно должностному лицу, наделенному правом и обязанностью рассмотрения обращений, или ведущему прием граждан.
Письменные обращения, адресованные главе мэрии города, первым заместителям, заместителям главы мэрии города, поступают в приемную по обращениям граждан (ул. Ленина, 29, каб. 105).
Специалист приемной по обращениям граждан в процессе первичной обработки проверяет адрес получателя корреспонденции, вскрывает конверты, проверяет комплектность и целостность документов и приложений к ним.
При обнаружении некомплектности или повреждений документа на оборотной стороне последнего листа обращения ставится соответствующая отметка, составляется в двух экземплярах акт. Один экземпляр акта направляется корреспонденту, другой хранится в приемной по обращениям граждан.
Ошибочно присланная корреспонденция пересылается приемной по обращениям граждан по назначению, если известен адрес получателя. В противном случае корреспонденция возвращается отправителю.
Конверты от поступающих писем сохраняются и прилагаются к обращениям для установления адреса отправителя и даты почтового штемпеля в качестве доказательства времени отправки и получения письма.
5. Регистрация обращений производится отдельно от регистрации других видов документов.
Поступившие обращения учитываются и регистрируются с использованием системы электронного документооборота мэрии города (далее - СЭД). На каждое обращение заполняется регистрационная карточка.
Письмо проверяется на повторность. Повторными обращениями считаются предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Письма одного и того же автора и по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам. При поступлении повторного обращения проводится подборка всей предшествующей переписки. Повторное обращение прикрепляется в СЭД к ранее поступившему обращению по этому же вопросу, ставится отметка "повторно".
В регистрационной карточке указываются:
- "личное" либо "коллективное" обращение;
- дата поступления;
- источник поступления (почта, лично от гражданина, информационно-телекоммуникационная сеть Интернет и так далее). Если обращение было перенаправлено в адрес мэрии города из правительства Еврейской автономной области, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, прокуратуры и так далее, то указывается, откуда оно поступило;
- индекс (письменная либо устная форма обращения) и регистрационный номер;
- вид обращения (заявление, предложение, жалоба);
- тип обращения (входящий либо исходящий);
- исходящий номер сопроводительного письма и дата его отправки (если письмо переслано);
- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя. Если письмо подписано двумя и более авторами, регистрируется первый автор или тот, в чей адрес просят направить ответ;
- социальное положение гражданина (при наличии). Определяются и отмечаются социальное положение и принадлежность автора обращения к категории граждан, имеющих право на обеспечение мерами социальной поддержки (кроме коллективных);
- почтовый адрес заявителя с соблюдением порядка, общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции, и (или) адрес электронной почты;
- контактный номер телефона (при наличии);
- страна отправления;
- адресат обращения (глава мэрии города, первые заместители, заместители главы мэрии города);
- краткое содержание обращения. Поступившие обращения аннотируются. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении;
- шифр в соответствии с вопросами, содержащимися в обращении, на основании Типового общероссийского тематического классификатора обращений граждан, организаций, общественных объединений. Если в письме ставится ряд вопросов, то по каждому из них проставляется соответствующий шифр.
При регистрации обращения в правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты регистрации документа и его регистрационного номера. Отметка должна проставляться в свободной от текста части документа. В случае если место, предназначенное для проставления штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
После ввода данных в СЭД выводится на печать регистрационная карточка и прикрепляется к зарегистрированному обращению.
6. Зарегистрированные и оформленные обращения передаются на рассмотрение главе мэрии города, первым заместителям, заместителям главы мэрии города в соответствии с указанным адресатом.
Указания по исполнению документов даются в форме резолюции на регистрационной карточке и включают последовательно фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дату написания резолюции.
Если руководителем, рассматривающим обращение, дано поручение нескольким структурным подразделениям (должностным лицам), то основным исполнителем является структурное подразделение (лицо), указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Изменение текста резолюции, переадресование документов другим исполнителям производится руководителем, первоначально рассмотревшим документ и давшим поручение по его исполнению.
Рассмотренные главой мэрии города, первыми заместителями, заместителями главы мэрии города обращения возвращаются в приемную по обращениям граждан для внесения в СЭД содержания резолюции и передачи непосредственным исполнителям.
7. Принимаются к сведению, учитываются в статистических данных, информационных отчетах и подлежат списанию в дело с уведомлением автора письменного обращения о принятии к сведению изложенной им информации следующие письменные обращения:
- не предполагающие ответа;
- не содержащие конкретных предложений, заявлений или жалоб;
- не содержащие сведений о нарушенном праве гражданина (объединения граждан) и основанные на общих рассуждениях автора;
- связанные с рекламой товаров и услуг.
8. Подготовленный в адрес заявителя ответ оформляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в мэрии города.
Ответ на обращение должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлено обращение, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
Ответному документу присваивается регистрационный номер поступившего на исполнение обращения.
9. Обращение, поступившее в мэрию города или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в соответствии с настоящим Порядком.
Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, оформляется в соответствии с правилами, установленными в отношении аналогичных документов на бумажном носителе, и направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
Для отправки ответа на обращение по электронной почте создается электронный образ документа с помощью сканирования ответа, оформленного на бумажном носителе.
Отправка электронного письма осуществляется с официального адреса электронной почты мэрии города.
В реестре отправки документов делается отметка об отправке по электронной почте.
После отправки электронной версии документа на оборотной стороне оригинала проставляется дата и время отправки, подпись и расшифровка подписи исполнителя, документ формируется в дело.
10. Контроль за своевременным разрешением обращений в мэрии города осуществляет приемная по обращениям граждан.
Контроль за исполнением обращений включает постановку обращения на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного обращения с контроля, направление исполненного обращения в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения обращений, информирование руководителей о состоянии исполнения обращений.
Контролю подлежат все зарегистрированные обращения, требующие исполнения.
Письма граждан, поступившие в мэрию города из Администрации Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания Еврейской автономной области, правительства Еврейской автономной области, городской Думы, о результатах рассмотрения которых необходимо сообщить в эти органы власти, а также обращения, поступившие на личных приемах граждан, берутся на особый контроль и рассматриваются в первую очередь.
Все движение контролируемого документа, передача его из одного структурного подразделения в другое отмечается специалистом приемной по обращениям граждан в СЭД.
Письма граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после окончательного ответа и принятия мер по разрешению предложений, заявлений и жалоб.
Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены поставленные в них вопросы и по ним приняты необходимые меры и даны ответы, соответствующие действующему законодательству.
Решение о снятии обращения с контроля принимается руководителем, первоначально рассмотревшим документ и давшим поручение по его исполнению. Снятие обращения с контроля оформляется надписью на документе "В дело", подписью лица, принявшего это решение, с указанием даты снятия обращения с контроля.

11. Отправляемая корреспонденция по обращениям граждан мэрии города, а также документы, отправляемые структурными подразделениями, передаются почтовой или электрической связью.
Подписанные главой мэрии города, первыми заместителями, заместителями главы мэрии города документы передаются исполнителями в приемную по обращениям граждан для централизованной регистрации и отправки по назначению. При этом проверяется правильность оформления и адресования документов, наличие подписей, виз, приложений.
Отправляемые документы должны быть полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса и (или) электронного адреса или с указанием на рассылку.
Количество экземпляров отправляемых документов должно соответствовать числу адресатов.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для доработки.
Первый зарегистрированный отправляемый документ остается в приемной по обращениям граждан и оформляется на хранение в соответствии с номенклатурой дел.
Подлежащие отправке документы обрабатываются и отправляются по назначению приемной по обращениям граждан в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Отправляемая корреспонденция вносится в реестр.
12. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения заместителя главы мэрии города - начальника управления делами. Выдача дел сотрудникам структурных подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы мэрии города или заместителя главы мэрии города - начальника управления делами на срок не более трех месяцев. Выдача дел оформляется актом.
По просьбе гражданина ему могут быть выданы копии письменных ответов, поступивших в мэрию города из государственных органов, органов местного самоуправления в связи с его предыдущим письменным обращением, а также копия письменного ответа о результатах рассмотрения его обращения в мэрии города. Выдача гражданину копии истребуемого им письменного ответа осуществляется с разрешения заместителя главы мэрии города - начальника управления делами, по предъявлении документа, удостоверяющего личность заявителя.
Приемная по обращениям граждан ведет учет документов, сформированных в дело и выданных на временное пользование специалистам.
Ответственность за сохранность документов и дел по обращениям и использование их в справочных целях в мэрии города возлагается на специалиста приемной по обращениям граждан, руководителей структурных подразделений и должностных лиц, работающих с обращениями.
13. Личный прием граждан главой мэрии города, первыми заместителями, заместителями главы мэрии города осуществляется ежемесячно в соответствии с утверждаемым главой мэрии города графиком.
График приема граждан по личным вопросам руководителями мэрии города вывешивается в здании мэрии города (ул. Ленина, 29), доводится до сведения граждан через средства массовой информации, размещается на официальном сайте мэрии города.
Личный прием граждан главой мэрии города, первыми заместителями, заместителями главы мэрии города проводится в приемной по обращениям граждан по адресу: ул. Ленина, 38, в приемные дни согласно графику.
Запись на личный прием к главе мэрии города, первым заместителям, заместителям главы мэрии города производится после девятого числа ежемесячно на следующий месяц по адресу: ул. Ленина, 29, каб. 105, с 9:00 до 13:00 и с 14:00 до 18:00 (кроме выходных и праздничных дней) при личном присутствии заявителя. На ежемесячный прием может быть записано не более 25 граждан.
В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не относятся к ведению мэрии города, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
Запись на повторный прием к главе мэрии города, первым заместителям, заместителям главы мэрии города осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение.
Для учета приема граждан главой мэрии города, первыми заместителями, заместителями главы мэрии города используются СЭД и карточки личного приема.
При формировании карточки личного приема граждан информация заявителя перепроверяется по компьютерной базе на предыдущие обращения по этому же вопросу и при наличии таковых из архива готовится подборка соответствующих документов. При необходимости специалист приемной по обращениям граждан может запрашивать по вопросу заявителя любую дополнительную информацию в структурных подразделениях, которые обязаны ее предоставить по первому требованию.
Во время приема граждан вместе с главой мэрии города, первыми заместителями, заместителями главы мэрии города присутствует специалист приемной по обращениям граждан. При необходимости на прием могут быть приглашены и другие специалисты мэрии города.
Во время проведения приема граждан главой мэрии города руководители структурных подразделений или их заместители должны находиться на своих рабочих местах для оперативного решения вопросов в случае необходимости.
После окончания приема карточки личного приема с поручениями главы мэрии города, первых заместителей, заместителей главы мэрии города передаются исполнителям и ставятся на контроль в приемной по обращениям граждан в течение одного рабочего дня.
В дальнейшем работа осуществляется так же, как и с письменными обращениями, в соответствии с требованиями настоящего Порядка.
Ответы на обращения, поступившие на личном приеме, подписывают должностные лица, осуществляющие прием граждан.
14. Аналитическая работа по обращениям ведется приемной по обращениям граждан в тесном взаимодействии со структурными подразделениями.
Приемная по обращениям граждан на основе систематического анализа и обобщения обращений ежемесячно готовит и направляет главе мэрии города информацию о количестве и характере поступивших обращений, принятых мерах по их разрешению.
Информация о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях ежемесячно направляется приемной по обращениям граждан главе мэрии города.
Руководители структурных подразделений должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и интересов граждан.


------------------------------------------------------------------